Saat ini di kalangan masyarakat pengguna internet, POP bukanlah suatu barang baru. Dengan menggunakan POP, seseorang mendapat kemudahan untuk mendapatkan mail miliknya dari sebuah mail server, tanpa perlu koneksi yang lama dengan internet yang tentu saja memakan biaya. Dibawah ini, akan sedikit diterangkan tentang cara kerja dari POP dan akan banyak ditemui istilah client dan server. Client dan server merupakan bagian dari arsitektur yang banyak digunakan pada implementasi layanan internet. Arsitektur ini biasa disebut sebagai client/server architecture. Pengertian client pada pembahasan tentang POP3 ini adalah pihak yang menggunakan layanan POP3 dan server adalah pihak yang menyediakan layanannya
Keuntungan Menggunakan POP3:
1. Satu cara untuk mendapatkan email yang ditujukan ke kita dari beberapa
2. email account yang kita miliki dengan hanya membuka satu POP3 email
3. account saja.
4. Lebih cepat untuk mengirim email sekaligus, karena dapat mengunakan
5. server email dari ISP (provider) untuk mengirim
6. Tidak perlu dikejar waktu untuk membalas email karena dapat
7. mengetik email dengan offline dan baru dikirim.
Kerugian menggunakan POP3 adalah:
1. Harus mendownload email dahulu selama online
2. Diharuskan mensetting pada program email tersendiri seperti Eudora,
3. Netscape email, Microsoft Outlook
4. Diharuskan untuk meng-setup program email dari dan kemana email
5. tersebut di kirim.
Pengertian POP / POP3
POP atau Post Office Protocol, sesuai dengan namanya merupakan protokol yang digunakan untuk pengelolaan mail. POP yang sekarang lebih umum dikenal dengan POP3 (POP - Version 3), dimaksudkan untuk mengizinkan client untuk mengakses secara dinamis mail yang masih ada di POP3 server.
Ada dua jenis mode pada POP3 yaitu mode offline dan mode inline. Mode offline: POP3 mengambil dan menghapus mail pada server, sedangkan mode inline: POP3 mengambil tetapi tidak menghapus mail pada server . POP selalu di padukan dengan Simple Mail Transfer Protocol (SMTP), dimana SMTP sendiri adalah sebuah protocol yang digunakan untuk mengirimkan email melalui Internet.
POP3 menawarkan pada user untuk meninggalkan mail-nya di POP3 server, dan mengambil mail-nya tersebut dari sejumlah sistem sebarang. Untuk mengambil mail dengan menggunakan POP3 dari suatu client, banyak pilihan yang dapat digunakan seperti Sun Microsystem Inc.'s Mailtool, QualComm Inc.'s Eudora, Netscape Comm. Corp.'s Netscape Mail dan Microsoft Corp.'s Outlook Express.
POP3 tidak dimaksudkan untuk menyediakan operasi manipulasi mail yang ada di server secara luas. Pada POP3, mail diambil dari server dan kemudian dihapus (bisa juga tidak dihapus).
Mode POP3
Ada dua jenis mode pada POP3 yaitu mode offline dan mode inline. Pada mode offline, POP3 mengambil dan kemudian menghapus mail yang tersimpan dari server. POP3 bekerja dengan baik pada mode ini, karena terutama memang didisain untuk berlaku sebagai sebuah sistem mail yang memiliki sifat "storeand-forward". Server, pada mode offline, berlaku seperti sebuah tempat penampungan yang menyimpan mail sampai user memintanya. Pada mode inline, POP3 akan mengambil mail dari server tanpa menghapus mail yang sudah diambil tersebut. Mode ini lebih disukai oleh user yang sering berpindah tempat (nomadic user) karena memungkinkan mereka untuk melihat mail yang sama dari tempat atau komputer yang berbeda. Akan tetapi untuk nomadic user yang selalu bekerja dan bepergian dengan selalu membawa notebook, dan tetap menginginkan agar mail miliknya yang ada di server tidak dihapus, tentu saja menginginkan agar setiap kali mengambil mail tidak semua mail yang akan terambil, tapi hanya mail yang belum pernah dia lihat saja yang akan diambil. Keinginan user seperti ini dapat dipenuhi dengan menggunakan informasi pada client yang memungkinkan untuk memberi tanda mail yang sudah pernah dilihat. Setiap client layanan POP3 yang mendukung mode inline akan menyimpan informasi ini dalam sebuah file.
Operasi Dasar POP3
Pada awalnya, server memulai layanan POP3 dengan mendengarkan permintaan pada TCP port 110. Ketika sebuah client meminta layanan tersebut, maka terjadilah hubungan TCP dengan server. Pada saat hubungan dimulai, POP3 server mengirim greeting (kata pembuka). Setelah itu client akan memberikan command (perintah) ke server dan POP3 server akan memberikan response (jawaban) sampai hubungan ditutup atau digagalkan. Perlu diingat bahwa user tidak memasukkan perintah ini, tapi software dari client-lah yang mengirim perintah ini ke server.
Perintah-perintah di POP3 terdiri dari sebuah keyword yang tidak case sensitive (tidak mempersoalkan huruf kapital ataupun tidak), yang dapat diikuti oleh satu atau lebih argument. Keyword dan argument masing-masing dipisahkan oleh karakter SPACE (spasi). Keyword terdiri dari tiga atau empat karakter, sedangkan tiap argument dapat mencapai 40 karakter. Jawaban di POP3 terdiri dari sebuah indikator status dan sebuah keyword yang dapat diikuti oleh informasi tambahan. Ada dua indicator status : positif (“+OK”) dan negatif (“-ERR”). Server harus memberikan jawaban +OK dan -ERR dalam huruf kapital. Pada perintah tertentu, server akan memberikan jawaban yang terdiri dari beberapa baris.
Sebuah sesi hubungan POP3 dibangun melalui tiga tahap, yaitu tahap authorization, transaction dan update. Sekali hubungan TCP dimulai dan POP3 server telah mengirimkan greeting , maka sesi hubungan telah memasuki tahap authorization. Pada tahap ini client mengirim nama dan password user ke server untuk membuktian keaslian user tersebut agar dapat mengambil mail-nya. Ketika client telah berhasil membuktikan identitas dirinya, server akan memperoleh informasi yang berhubungan dengan mail yang dimiliki client tersebut, dan sesi kini memasuki tahap transaction. Pada tahap inilah terjadi proses penerimaan mail, penandaan mail untuk penghapusan, pembatalan penandaan untuk penghapusan, penampilan statistik mail atau perincian identitas mail. Pada saat client telah memberikan perintah quit untuk mengakhiri hubungan, maka sesi memasuki tahap update. Pada tahap inilah server akan menjalankan semua perintah yang diperoleh selama tahap transaction dan menutup sesi dan selanjutnya hubungan TCP ditutup.
Sebuah server harus menjawab perintah yang tidak dikenal, tidak diimplementasi, atau tidak sesuai dengan sintaksis dengan indikator status negatif. Server juga harus memberikan indikator status negatif, jika ada client yang memberikan perintah tidak pada tahap yang seharusnya. Tidak ada metoda umum yang dapat digunakan oleh client untuk membedakan antara server yang tidak mengimplementasikan perintah tambahan dengan server yang tidak dapat atau tidak bersedia memproses perintah tambahan tersebut. Sebuah POP3 server mungkin memiliki autologout timer untuk client yang sedang tidak aktif dalam rentang waktu tertentu. Timer seperti ini harus paling sedikit memiliki rentang waktu 10 menit. Jika sebuah server menerima sebarang perintah dari client didalam rentang waktu tersebut, maka hal ini sudah cukup untuk me-reset autologout timer tersebut. Ketika waktu rentang timer sudah habis, tanpa ada aktivitas dari client maka sesi hubungan tidak memasuki tahap UPDATE. Server akan menutup hubungan TCP tanpa menghapus mail atau mengirim jawaban ke client. Semua pesan yang disampaikan selama sesi hubungan POP3 harus disesuaikan dengan standar format dari Internet text messages. Internet text messages ini, tidak dijelaskan pada bahasan ini.
Pemakaian POP3
Sejak populernya layanan email gratis dari GMail dan Yahoo yang cukup realible, perlahan lahan generasi baru dari pengguna email mulai melupakan layanan email POP3. Padahal jaman dahulu ketika era tahun 80 dan 90 an orang yang akan mengakses email harus melakukan setting POP3 pada aplikasi Mail Client mereka seperti Netscape Mail, Eudora, Opera maupun MS Outlook. Maklum jaman itu webmail belum begitu populer dan layanan yang ada pun belum cukup realiable dan sama sekali tidak dianjurkan jika anda pengguna yang serius. Selain karena kapasitas email pada jaman itu hanya satu dua mega tapi juga kerap kali hilang karena kesalahan server.
Perkembangan teknologi dan layanan dari webmail semakin meningkat terutama GMail yang dilengkapi dengan kemampuan antispam membuat pengelolaan email sendiri melalui account POP3 menjadi ketinggalan jaman dan memiliki banyak kekurangan. Apalagi semenjak booming spam terjadi diera 2000an membuat GMail dan YahooMail semakin populer dan sebaliknya membuat layanan POP3 server menjadi kurang populer. Kelemahan utama yang dimiliki oleh account POP3 dibanding layanan webmail gratis seperti GMail adalah ketidakmampuan mengelola spam dan keterbatasan space.
Belum lagi masalah kehandalan server yang menjadi tempat hosting dari layanan email POP3 kita. Mungkin anda pernah mengenal istilah bouncing. Bouncing ini sering terjadi pada account POP3 (walaupun webmail juga bisa bouncing) sebagai akibat dari berbagai macam masalah di servernya. Masalah mulai dari mailbox yang penuh, alamat tidak valid, server sibuk dsb. Sebenarnya layanan webmail gratis seperti GMail dan YahooMail juga memiliki fasilitas POP3. Server POP3 mereka telah dilengkapi dengan berbagai macam feature yang tidak dimiliki oleh server POP3 biasa.
Untuk lebih jelasnya perbandingan antara kedua layanan ini akan saya bahas terlebih dahulu tentang layanan email secara umum. Pada dasarnya layanan email memiliki dua aplikasi utama yakni client dan server.
Mail Server
Server adalah tempat dimana email ditampung dari berbagai pengirim. Dalam server terdapat mailbox mailbox. Masing masing mailbox memiliki alamat yang uniq dari pemiliknya.
Mailbox tersebut memiliki quota space yang diset oleh administrator email server tersebut. Untuk mengakses mailbox tersebut dibutuhkan otentikasi akses dengan menggunakan konfigurasi tertentu seperti username dan password, atau yang biasa disebut mail account. Sebuah mail account memiliki konfigurasi yang berisi informasi teknis untuk dapat masuk dan membaca email email yang berada diserver. Informasi ini harus dimasukan kedalam aplikasi Mail Client untuk digunakan pada saat otentikasi masuk ke server.
Selain tempat menampung email, server juga tempat untuk mengirim email. Berbekal informasi account tersebut Mail Client akan masuk ke server dengan menggunakan protokol tertentu sesuai tujuannya.
Post Office Protocol (POP) digunakan untuk membaca email sedangkan Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) digunakan untuk mengirim email. Selain POP ada juga protokol yang lain yaitu Internet Message Access Protocol (IMAP).
Mail Client
Aplikasi Mail Client adalah pasangan dari Mail Server. Aplikasi client digunakan untuk masuk ke server dan melakukan proses baca ataupun kirim. Untuk bisa masuk, server akan melakukan otentikasi pada clientnya. Dalam aplikasi mail client seperti Netscape Mail, Eudora, Opera atau MS Outlook tersedia fasilitas setting untuk memasukkan konfiguarasi account POP3 yang ada diserver yang akan dituju seperti gambar dibawah ini:
Informasi dasar yang dibutuhkan pada saat melakuakan setting itu antara lain:
- Email Address : contoh —> akyu@domainkyu.com
- Incoming Mail (POP3) server : pop.domainkyu.com
- Outgoing (SMTP) server : smtp.domainkyu.com
- Account/Username : akyu
- Password : *******
- POP3 Port : 110
- SMTP Port : 25
Bagaimana informasi itu diperoleh adalah dengan bertanya pada mail server administratornya. Selain informasi dasar ada lagi beberapa informasi tambahan yang kadang diminta oleh mail server tertentu. Ada beberapa server yang hanya menyediakan layanan POP saja sedangkan mereka tidak memberikan layanan SMTP. Kita harus memasukan konfigurasi yang benar pada saat setting ini karena tiap tiap account memiliki konfigurasi yang unik.
Proses Baca
Ketika konfigurasi telah diset dengan benar maka Client bisa masuk ke server dengan menggunakan protokol POP3. Dengan protokol POP3 yang dilakukan oleh Client adalah mengambil seluruh email email yang ditampung di Server. Jadi jangan bayangkan proses baca tersebut seperti webmail GMail yang ketika kita sudah berhasil masuk maka akan tampil daftar dari subject dan pengirim. Mail Client dengan protokol POP3 tidak bekerja dengan cara demikian.
Client akan mendownload semua email yang ada di Server terlebih dahulu untuk kemudian dibaca oleh user secara offline. Setelah dibaca email yang ada di Server dapat hapus (mode offline) atau tetap dibiarkan (mode inline). Judul setting yang sering dipakai pada Mail Client adalah “Leave a copy of messages on server“, dengan tanda checkbox.
Webmail vs Mail Client
Jaman dahulu kala koneksi Internet belum ada yang menggunakan sistem volume based (ditagih berdasarkan jumlah trafik data) tapi menggunakan time based (ditagih berdasarkan jumlah waktu koneksi, biasanya dalam satuan jam).
Jadi dengan koneksi Internet time based cara hemat baca email adalah download semuanya lalu baca satu persatu kemudian. Sebab jika dibaca selagi koneksi masih terhubung maka tagihan akan menjadi mahal. Karena itu juga layanan webmail dahulu kurang disukai karena harus konek untuk bisa baca email selain layanan webmail belum bagus.
Kini semuanya sudah berubah, koneksi sudah menjadi volume based, kecepatan koneksi semakin tinggi. Dimana saja mau konek gampang dan cepat, tidak seperti dulu. Karena itu menggunakan layanan webmail menjadi menyenangkan, sebaliknya layanan POP3 dengan Mail Client semakin ditinggalkan.
Webmail adalah Mail Client yang berbasis web. Sama seperti Mail Client yang lain seperti Outlook cuma seting konfigurasinya menjadi minimal, biasanya hanya minta username dan password pada saat login. Jadi bila sebuah Mail Server dipasangi aplikasi webmail seperti SquirrelMail maka mailbox yang ada dalam server tersebut sudah dapat dibaca lewat web tanpa Mail Client desktop.
GMail
Apa yang dilakukan oleh GMail adalah mengabungkan semua layanan itu menjadi satu mulai dari Mail Server, Mail Client, Antispam, Large Space, Address Book dll. Sedemikian sehingga layanan itu membuat pengguna menjadi sangat nyaman. Bahkan GMail juga memberi fasilitas POP3 bagi usernya yang ingin mendownload semua email di server GMail untuk dibaca secara offline. Untuk dapat menggunakan fasiiltas POP3 ini maka setting untuk penggunaan POP pada GMail harus di set enable. Caranya bisa baca pada artikel “Mensetup Account POP3 GMail“.
Kemudian bagaiaman pada Mail Client juga harus di set konfigurasi untuk otentikasi ke Mail Server. Bagaimana caranya dapat dibaca di artikel “Menyeting Mail Client Untuk POP3 Gmail“. Contoh yang diberikan adalah dengan menggunakan MS Outlook Express, untuk Mail Client yang lain konfigurasinya sama hanya beda menu interfacenya saja.
Kegunaan POP3 bukan hanya untuk mendownload email lalu membacanya secara offline tapi juga mendownload dari satu account ke account yang lain jika aplikasinya memungkinkan. GMail memiliki kemampuan ini dan sangat bermanfaat untuk anda yang memiliki banyak account POP3.
Aplikasi webmail GMail akan bertindak sebagai Mail Client bagi account POP3 anda yagn lain. Pada menu settingnya akan terdapat form untuk memasukan konfigurasi Mail Server account POP3 adna yan lain. Account yang dapat ditambahkan tidak hanya satu bisa lebih dari satu sehingga semua account email POP3 yang anda miliki bisa didownload ke dalam GMail.
Kemudian tidak hanya mendownload tapi anda juga bisa mengirim email dari GMail dengan menggunakan atas nama account account anda tersebut. Untuk dapat melakukan mengirim email dengan atas nama account POP3 anda GMail akan meminta verifikasi melalui email POP3 anda.
Hal yang paling kritis dalam aplikasi keuangan / perbankan terutama adalah masalah security. Kegagalan sisi keamanan jaringan akan dapat menyebabkan kerugian yang tidak sedikit bagi industri perbankan. Secara umum arsitektur keamanan jaringan sebetulnya cukup kompleks. Untuk melihat tingkat kompleksitas teknologi keamanan jaringan, dapat dilihat dengan seksama berbagai komponen keamanan jaringan pada gambar terlampir.